ZUGFeRD-Rechnung: Das hybride E-Rechnungsformat verständlich erklärt

Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte B2B-Rechnungen empfangen können. Damit rückt ein bislang technisches Thema mitten in den Büroalltag: die E-Rechnung. Eines der wichtigsten Formate dafür ist ZUGFeRD. Dieser Leitfaden erklärt, was eine ZUGFeRD-Rechnung ist, wie sie sich von der XRechnung unterscheidet und worauf Sie in der Praxis achten sollten.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat: Jede Rechnung besteht aus zwei Teilen, die in einer einzigen Datei zusammengefasst sind.

• Ein PDF/A-3, das die Rechnung wie gewohnt sichtbar darstellt – mit Logo, Layout und allen Angaben, die ein Mensch lesen kann.
• Eine eingebettete XML-Datei, in der dieselben Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar hinterlegt sind.

Der Clou: Sie öffnen die Datei wie ein ganz normales PDF und sehen Ihre Rechnung. Eine Buchhaltungssoftware dagegen liest automatisch die eingebettete XML aus und übernimmt Beträge, Steuersätze und Rechnungsnummer, ohne dass jemand etwas abtippen muss. So bleibt die Rechnung für Menschen und für Maschinen verständlich.

PDF/A-3 ist dabei kein Zufall: Dieses Archivformat erlaubt es offiziell, beliebige Dateien – hier die XML – fest in das PDF einzubetten. Das ist auch für die revisionssichere Aufbewahrung nach den GoBD wichtig. Wichtig zu wissen: Im Konfliktfall ist immer das eingebettete XML das rechtlich maßgebliche Dokument, nicht das PDF-Bild. Sie sollten daher sicherstellen, dass beide Teile inhaltlich exakt übereinstimmen – seriöse Software erzeugt beide aus derselben Datenquelle.

ZUGFeRD vs. XRechnung: der zentrale Unterschied

Beide Formate sind echte E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes und beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Der Unterschied liegt im Aufbau:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei. Es gibt kein Sichtdokument; ohne passendes Anzeigeprogramm (Viewer) sehen Sie nur Code. XRechnung ist der nationale Standard für den öffentlichen Sektor und im B2G-Bereich (Rechnungen an Behörden) seit Jahren verpflichtend.
• ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Sie haben immer ein lesbares Sichtdokument dabei. ZUGFeRD ist im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen besonders beliebt, weil Empfänger ohne spezielle Software die Rechnung trotzdem lesen können.

Kurz gesagt: XRechnung ist Maschinenformat pur, ZUGFeRD ist Mensch und Maschine in einem. Wichtig ist: Die ab ZUGFeRD-Version 2.x verfügbaren Profile sind so gestaltet, dass das eingebettete XML der EN 16931 entspricht – ZUGFeRD und XRechnung sind technisch eng verwandt und nutzen dieselbe Datenbasis. Beachten Sie aber: Die ältere Version ZUGFeRD 1.0 war noch nicht EN-16931-konform und gilt heute nicht als gültige E-Rechnung. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Software ZUGFeRD 2.x (bzw. das in Frankreich verbreitete, technisch identische Factur-X) ausgibt.

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

ZUGFeRD ist kein starres Schema, sondern bietet mehrere Profile, die unterschiedlich viele Datenfelder enthalten. Je höher das Profil, desto vollständiger die strukturierten Daten:

• MINIMUM und BASIC WL: nur Grunddaten, allein nicht als vollwertige Rechnung gedacht (z. B. für reine Buchungshilfen).
• BASIC: einfache Rechnungen mit den wichtigsten Positionen.
• EN 16931 (COMFORT): das zentrale Profil, das die europäische Norm vollständig abbildet – für die meisten Unternehmen die richtige Wahl.
• EXTENDED: zusätzliche Felder für komplexe Branchen und grenzüberschreitende Vorgänge.
• XRECHNUNG: ein Profil, dessen XML der XRechnung entspricht – damit lässt sich ZUGFeRD auch für B2G-konforme Lieferungen nutzen.

Für eine normale Geschäftsrechnung im Mittelstand ist das Profil EN 16931 in aller Regel ausreichend und sicher. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten bewusst keine Einzelpositionen und reichen daher für eine vollständige Rechnung im Sinne des §14 UStG nicht aus – verwenden Sie sie nicht als alleinige Ausgangsrechnung.

Worked Example: eine ZUGFeRD-Rechnung mit 19 % MwSt

Nehmen wir an, Sie schreiben einer Geschäftskundin eine Rechnung über eine Beratungsleistung zum Regelsteuersatz von 19 %.

• Netto-Entgelt: 1.000,00 €
• Umsatzsteuer 19 %: 190,00 €
• Brutto (Rechnungsbetrag): 1.190,00 €

Wenn Sie nur den Bruttobetrag kennen, rechnen Sie die Steuer so heraus: netto = 1.190,00 € × 100 / 119 = 1.000,00 €; MwSt = 1.190,00 € − 1.000,00 € = 190,00 €. Genau das erledigt unser MwSt-Rechner in Sekunden.

In der ZUGFeRD-Datei stehen diese Werte zweifach: einmal lesbar im PDF-Layout und einmal in den XML-Feldern (Netto je Steuersatz, anzuwendender Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag). Die Software der Empfängerin verbucht die 190,00 € Vorsteuer dann automatisch. Hätten Sie eine Leistung zum ermäßigten Satz von 7 % berechnet – etwa ein Buch für 100,00 € netto –, stünden im XML 7,00 € Umsatzsteuer und 107,00 € brutto. Bei gemischten Rechnungen mit 19 % und 7 % muss das XML das Netto-Entgelt sauber nach Steuersätzen aufgeschlüsselt ausweisen; das übernimmt eine normkonforme Software automatisch.

§14 UStG gilt auch für E-Rechnungen

Eine ZUGFeRD-Rechnung ändert nichts an den inhaltlichen Pflichtangaben nach §14 UStG. Vollständig sein müssen weiterhin:

• vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger,
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers,
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt (Leistungsdatum),
• nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung),
• im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto oder Rabatt.

Die EN 16931 sorgt dafür, dass genau diese Felder im XML vorhanden sind. Ein häufiger Fehler in der Praxis: Das hübsche PDF-Layout ist vollständig, aber im XML fehlt etwa das Leistungsdatum oder die USt-IdNr. – dann ist die Rechnung technisch unvollständig, auch wenn das Sichtdokument korrekt aussieht. Prüfen Sie deshalb regelmäßig mit einem Validierungswerkzeug, ob das XML alle Pflichtfelder enthält. Für kleinere Beträge gilt eine Erleichterung: Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§33 UStDV) sind weniger Angaben zwingend. Mit unserem Rechnungsgenerator erstellen Sie §14-konforme Rechnungen, ohne ein einziges Pflichtfeld zu vergessen.

Wann brauche ich welches Format?

• B2G (an Behörden): XRechnung ist hier Standard und in vielen Fällen vorgeschrieben.
• B2B (zwischen Unternehmen): ZUGFeRD ist beliebt, weil das Sichtdokument den Einstieg erleichtert; XRechnung ist ebenso zulässig.
• B2C (an Privatkunden): Es besteht keine E-Rechnungspflicht. Ein normales PDF oder Papier genügt.

Für die Empfangspflicht seit 01.01.2025 reicht oft schon ein E-Mail-Postfach, das ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien annehmen kann. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen: Bis 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier oder einfaches PDF versenden; für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich dies bis 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B vollständig Pflicht. Wer früh umstellt, vermeidet Stress kurz vor den Fristen – und viele Kunden erwarten ZUGFeRD oder XRechnung ohnehin schon heute.

Ein wichtiger Punkt zum Empfang: Ein einfaches PDF, das per E-Mail kommt, ist keine strukturierte E-Rechnung – ihm fehlt das eingebettete, maschinenlesbare XML. Sobald die Ausstellungspflicht greift, reicht ein solches PDF im B2B nicht mehr aus. ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden Standardformate, mit denen Sie in Deutschland auf der sicheren Seite sind.

Was bedeutet das für Kleinunternehmer?

Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt (Vorjahresumsatz ≤ 25.000 € und laufendes Jahr ≤ 100.000 €), muss E-Rechnungen ebenfalls empfangen können. Für die eigenen, umsatzsteuerfreien Ausgangsrechnungen sind Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht jedoch befreit – freiwillig dürfen sie natürlich auch eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Der Pflichthinweis "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." gehört dann sowohl ins Sichtdokument als auch in das XML. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, haben sie auch keinen Vorsteuerabzug – im XML steht entsprechend ein Steuerbetrag von 0,00 € mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Aufbewahrung und GoBD

E-Rechnungen müssen unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Entscheidend ist, dass Sie die vollständige ZUGFeRD-Datei inklusive eingebettetem XML archivieren – nicht nur einen Ausdruck. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt und nur das Papier ablegt, verliert den maschinenlesbaren Teil und verstößt gegen die GoBD. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (zuvor zehn). Ein geeignetes Dokumentenmanagement- oder Buchhaltungssystem speichert die Originaldatei unverändert und protokolliert jeden Zugriff.

Mit ZUGFeRD machen Sie sich also fit für die E-Rechnungspflicht, ohne auf ein gut lesbares Dokument zu verzichten. Wer heute schon Rechnungen sauber und §14-konform erstellt, hat den größten Teil der Umstellung bereits geschafft – der Schritt zur strukturierten E-Rechnung ist dann nur noch eine Frage des richtigen Formats.