Rechnung Vorlage & Muster: rechtssichere Vorlagen für 2026
Eine korrekte Rechnung Vorlage enthält alle Pflichtangaben nach §14 UStG: vollständige Adressen von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum sowie Netto-Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Auf dieser Seite finden Sie die passenden Muster für jeden Fall – und können Ihre Rechnung mit unserem Generator direkt als PDF erstellen, ohne sich um die Formatierung zu kümmern.
Was muss eine korrekte Rechnung enthalten?
Eine vollständige Rechnung muss nach §14 UStG zehn Pflichtangaben enthalten. Fehlt eine davon, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug Ihres Kunden streichen – und Sie müssen nachbessern.
Diese Angaben gehören in jede Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Skonto, Rabatt)
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) genügen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistungsbeschreibung sowie Bruttobetrag und Steuersatz.
Welche Rechnungsvorlage brauche ich? Die fünf wichtigsten Muster
Je nach Geschäftsfall kommt eine andere Vorlage zum Einsatz. Diese fünf Muster decken den Alltag von Selbstständigen und kleinen Unternehmen ab:
- Standardrechnung: Die klassische Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer (19 % oder 7 %). Sie nutzen sie für die meisten Verkäufe und Dienstleistungen.
- Kleinunternehmer-Rechnung: Ohne Umsatzsteuer, mit dem Pflichthinweis nach §19 UStG. Für alle, die die Kleinunternehmerregelung anwenden.
- Stundenrechnung: Abrechnung nach Zeitaufwand, mit Stundensatz, Anzahl der Stunden und Datum der Leistung. Ideal für Beratung, Handwerk und Freelancer.
- Proforma-Rechnung: Ein Beleg für Vorauszahlungen, Zollzwecke oder Angebote – keine echte Rechnung im Sinne des UStG.
- Stornorechnung: Korrigiert eine bereits gestellte Rechnung vollständig, mit negativem Betrag und Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Unten erklären wir die Besonderheiten der wichtigsten Typen im Detail.
Kleinunternehmer-Rechnung: Muster ohne Umsatzsteuer
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt: Ihr Vorjahresumsatz lag bei höchstens 25.000 € und Ihr laufender Jahresumsatz bleibt unter 100.000 €.
In Ihrer Rechnung darf kein Steuersatz und kein Steuerbetrag stehen. Stattdessen ist dieser Hinweis Pflicht:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Ein Beispiel: Sie berechnen 500 € für eine Leistung. Auf der Rechnung steht der Gesamtbetrag von 500,00 € ohne Umsatzsteuer – einen Vorsteuerabzug gibt es für Sie nicht. Alle übrigen Pflichtangaben (Adressen, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung) bleiben unverändert erforderlich.
Standard- und Stundenrechnung mit 19 % oder 7 % MwSt
Bei der Standardrechnung weisen Sie die Umsatzsteuer offen aus. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Satz 7 % (z. B. für Bücher, Lebensmittel oder Hotelübernachtungen).
Rechenbeispiel mit 19 %: Bei einem Netto-Entgelt von 1.000,00 € fallen 190,00 € Umsatzsteuer an. Der Bruttobetrag beträgt 1.190,00 €.
Rechenbeispiel mit 7 %: Bei einem Netto-Entgelt von 1.000,00 € fallen 70,00 € Umsatzsteuer an. Der Bruttobetrag beträgt 1.070,00 €.
Die Stundenrechnung ist eine Sonderform: Statt eines Pauschalpreises listen Sie Stundensatz und Stundenzahl auf. Beispiel: 8 Stunden zu 75,00 € = 600,00 € netto, zzgl. 19 % (114,00 €) = 714,00 € brutto. Vergessen Sie das Leistungsdatum nicht – bei laufenden Projekten geben Sie den Leistungszeitraum an.
Proforma- und Stornorechnung: wann Sie sie brauchen
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine im Sinne des UStG. Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und wird typischerweise für Vorauszahlungen, Angebote oder den Versand ins Ausland (Zoll) genutzt. Kennzeichnen Sie das Dokument klar als „Proforma-Rechnung“, damit keine Verwechslung entsteht.
Eine Stornorechnung (auch Korrekturrechnung) hebt eine fehlerhafte Rechnung auf. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und kehrt die Beträge ins Negative um. Wichtig: Eine bereits versendete Rechnung dürfen Sie nicht einfach löschen oder überschreiben – nach den GoBD müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert und 8 Jahre aufbewahrt werden. Die Stornorechnung ist deshalb der saubere Weg, um Fehler nachvollziehbar zu korrigieren.
Statische Vorlage oder Generator – was ist besser?
Eine Word- oder Excel-Vorlage ist ein guter Start, hat aber Tücken: Sie müssen Beträge selbst berechnen, an die fortlaufende Rechnungsnummer denken und bei jeder Gesetzesänderung nachbessern. Tippfehler in der MwSt-Berechnung fallen oft erst beim Steuerberater auf.
Unser Rechnungsgenerator nimmt Ihnen diese Arbeit ab: Er rechnet Netto, MwSt (19 %, 7 % oder 0 %) und Brutto automatisch korrekt, prüft die Pflichtangaben nach §14 UStG und erstellt direkt ein sauberes PDF – kostenlos und ohne Anmeldung.
Mit einem kostenlosen Login speichern Sie zusätzlich Ihre Firmendaten, Ihr Logo, Ihre Rechnungshistorie und eigene Vorlagen. So erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen in Sekunden. Ein Hinweis für die Zukunft: Ab dem 01.01.2028 wird die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich vollständig Pflicht (Formate XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931) – eine moderne Lösung bereitet Sie schon heute darauf vor.
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Häufige Fragen
Was muss eine Rechnung nach §14 UStG enthalten?
Eine vollständige Rechnung braucht zehn Pflichtangaben: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das Netto-Entgelt je Steuersatz sowie Steuersatz und Steuerbetrag bzw. einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Welche Rechnungsvorlage brauche ich als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG nutzen Sie eine Vorlage ohne Umsatzsteuer. Statt eines Steuersatzes muss der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ enthalten sein. Alle übrigen Pflichtangaben wie Adressen, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung bleiben gleich.
Sind kostenlose Rechnungsvorlagen rechtssicher?
Ja, sofern die Vorlage alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält. Bei Word- oder Excel-Vorlagen müssen Sie Beträge und MwSt jedoch selbst korrekt berechnen. Sicherer ist ein Generator, der Netto, MwSt und Brutto automatisch berechnet und die Pflichtangaben prüft.
Wie schreibe ich eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung verweist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung und kehrt deren Beträge ins Negative um. Sie erhält eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer. Die fehlerhafte Rechnung darf nicht gelöscht werden – nach den GoBD müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert und 8 Jahre aufbewahrt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im Sinne des UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie dient für Vorauszahlungen, Angebote oder den Zoll. Eine echte Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer berechtigt den Empfänger dagegen zum Vorsteuerabzug.
Welche Vorlage nutze ich für eine Stundenrechnung?
Für eine Stundenrechnung listen Sie Stundensatz, Anzahl der Stunden und den Leistungszeitraum auf. Beispiel: 8 Stunden zu 75,00 € ergeben 600,00 € netto, zzgl. 19 % MwSt (114,00 €) sind das 714,00 € brutto. Wie bei jeder Rechnung gelten die Pflichtangaben nach §14 UStG.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre lang aufbewahrt werden (zuvor zehn Jahre). Nach den GoBD ist die Speicherung zudem unveränderbar vorgeschrieben – Sie dürfen ausgestellte Rechnungen also nicht nachträglich bearbeiten, sondern korrigieren Fehler über eine Stornorechnung.