Proforma-Rechnung: Definition, Verwendung und Muster

Eine Proforma-Rechnung sieht auf den ersten Blick aus wie eine ganz normale Rechnung, hat aber eine völlig andere rechtliche Funktion. Sie löst keine Zahlungspflicht im klassischen Sinn aus, ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts und berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was eine Proforma-Rechnung genau ist, wann Sie sie sinnvoll einsetzen und welche Angaben sie enthalten sollte.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Der Begriff stammt vom lateinischen "pro forma" – also "der Form halber". Eine Proforma-Rechnung ist ein formales Dokument, das den Wert einer Lieferung oder Leistung ausweist, ohne dass damit eine tatsächliche Forderung geltend gemacht wird. Sie informiert den Empfänger über Art, Menge und Wert der Ware oder Dienstleistung, fordert aber nicht im rechtlichen Sinne zur Zahlung auf.

Entscheidend ist: Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Das hat zwei wichtige Folgen:

• Beim Aussteller entsteht durch sie keine Umsatzsteuerschuld.
• Beim Empfänger entsteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Die eigentliche, steuerlich wirksame Rechnung wird erst später ausgestellt – in der Regel nach Zahlung oder Lieferung.

Wann wird eine Proforma-Rechnung verwendet?

Es gibt drei typische Anwendungsfälle, in denen sich eine Proforma-Rechnung im Geschäftsalltag bewährt hat.

1. Vorauszahlung anfordern

Möchten Sie von einem neuen Kunden eine Vorauszahlung, bevor Sie eine Ware versenden oder eine Leistung erbringen, ist die Proforma-Rechnung ein gängiges Mittel. Sie nennt den zu zahlenden Betrag und die Bankverbindung, ohne dass Sie bereits eine steuerlich verbindliche Rechnung in den Büchern haben. Erst nach Zahlungseingang stellen Sie die ordentliche Rechnung aus.

2. Zoll und Export

Im internationalen Warenverkehr verlangen Zollbehörden häufig eine Proforma-Rechnung, um den Warenwert für die Verzollung zu bestimmen – etwa bei Mustersendungen, Geschenken, Reparaturrücksendungen oder kostenlosen Ersatzlieferungen, für die keine echte Zahlung erfolgt. Die Proforma-Rechnung dient hier rein als Wertnachweis für die Zollabfertigung.

3. Ergänzung zu Angeboten

Manche Unternehmen schicken eine Proforma-Rechnung als verbindlichere Form eines Angebots oder Kostenvoranschlags. Der Kunde sieht damit den endgültigen Gesamtbetrag inklusive der ausgewiesenen Steuersätze, kann interne Freigaben einholen und die Zahlung vorbereiten – ohne dass bereits eine echte Forderung entsteht.

Proforma-Rechnung vs. echte Rechnung

Der wichtigste Unterschied liegt in der umsatzsteuerlichen Wirkung. Eine ordentliche Rechnung nach § 14 UStG ist die Grundlage für den Vorsteuerabzug und löst beim Aussteller die Umsatzsteuerpflicht aus. Die Proforma-Rechnung tut beides nicht.

Wichtig: Verwenden Sie für eine Proforma-Rechnung keine fortlaufende Rechnungsnummer aus Ihrem regulären Nummernkreis. Die Pflicht zur fortlaufenden, einmaligen Nummerierung gilt nur für echte Rechnungen. Kennzeichnen Sie das Dokument außerdem klar und gut sichtbar als "Proforma-Rechnung", damit es nicht versehentlich verbucht oder zum Vorsteuerabzug genutzt wird.

Welche Angaben gehören in eine Proforma-Rechnung?

Für die Proforma-Rechnung gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie bei der echten Rechnung. In der Praxis hat es sich aber bewährt, sie ähnlich aufzubauen, damit sie aussagekräftig ist – besonders für Zollzwecke. Folgende Angaben sollten enthalten sein:

• Deutlich sichtbare Bezeichnung als "Proforma-Rechnung"
• Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
• Datum der Ausstellung
• Beschreibung der Ware oder Leistung mit Menge
• Einzelpreise und Gesamtwert (netto)
• Angewendeter Steuersatz (19 %, 7 % oder steuerfrei) und Steuerbetrag zur Information
• Bruttobetrag
• Bankverbindung, falls eine Vorauszahlung gewünscht ist
• Bei Exporten: Ursprungsland, Zolltarifnummer, Lieferbedingungen (Incoterms)

Den Hinweis auf die Steuersätze und den Steuerbetrag nehmen Sie nur informativ auf. Er entfaltet keine umsatzsteuerliche Wirkung, solange das Dokument klar als Proforma-Rechnung gekennzeichnet ist.

Konkretes Beispiel

Ein Maschinenbauunternehmen liefert ein Ersatzteil an einen neuen Kunden und möchte vorab bezahlt werden. Das Teil kostet 2.000,00 € netto, es gilt der Regelsteuersatz von 19 %.

• Nettobetrag: 2.000,00 €
• Umsatzsteuer 19 %: 2.000,00 € × 0,19 = 380,00 €
• Bruttobetrag: 2.000,00 € × 1,19 = 2.380,00 €

Das Unternehmen erstellt eine Proforma-Rechnung über 2.380,00 € mit dem informativen Hinweis auf die 19 % Umsatzsteuer und der Bankverbindung. Der Kunde überweist den Betrag. Erst nach Zahlungseingang stellt das Unternehmen die ordentliche Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer und allen Pflichtangaben nach § 14 UStG aus. Diese echte Rechnung berechtigt den Kunden dann zum Vorsteuerabzug von 380,00 €.

Für die schnelle Umrechnung zwischen Netto und Brutto können Sie unseren Mehrwertsteuer-Rechner nutzen – und die fertige, § 14-konforme Rechnung erstellen Sie anschließend mit unserem Rechnungsgenerator in wenigen Minuten.

Kleinunternehmer und Proforma-Rechnung

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Auf einer Proforma-Rechnung führen Sie daher keinen Steuersatz auf, sondern nur den Nettobetrag, der zugleich der Gesamtbetrag ist. Auf der späteren echten Rechnung gehört der Hinweis "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Beachten Sie: Seit 2025 gelten die Grenzen von 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr für die Kleinunternehmerregelung.

Proforma-Rechnung und e-Rechnung

Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte B2B-e-Rechnungen (Formate nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen strukturierter e-Rechnungen greift mit Übergangsfristen: Bis 31.12.2026 sind Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar bis 31.12.2027. Ab 01.01.2028 ist die e-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Wichtig: Diese Vorgaben betreffen nur die echte, steuerlich wirksame Rechnung. Eine Proforma-Rechnung ist keine umsatzsteuerliche Rechnung und fällt damit nicht unter die e-Rechnungspflicht. Die spätere ordentliche Rechnung müssen Sie hingegen revisionssicher und unveränderbar nach GoBD aufbewahren – die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre.

Häufige Fehler vermeiden

Ein paar Stolperfallen tauchen immer wieder auf:

• Proforma-Rechnung wie eine echte Rechnung verbuchen: Eine Proforma-Rechnung darf weder beim Aussteller noch beim Empfänger umsatzsteuerlich verbucht werden.
• Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben: Das verwässert Ihren regulären Nummernkreis und kann zu Lücken oder Verwirrung führen.
• Vergessene Folgerechnung: Nach Zahlung oder Lieferung muss zwingend die ordentliche Rechnung folgen – nur sie ist steuerlich wirksam und löst den Vorsteuerabzug aus.
• Fehlende Kennzeichnung: Ohne den deutlichen Vermerk "Proforma-Rechnung" kann das Finanzamt das Dokument als echte Rechnung werten – dann schulden Sie unter Umständen die ausgewiesene Steuer.

Wer diese Punkte beachtet, nutzt die Proforma-Rechnung als das, was sie ist: ein flexibles, unverbindliches Werkzeug für Vorauszahlungen, Zoll und Angebote. Die rechtssichere Abrechnung folgt dann mit einer ordentlichen Rechnung – am einfachsten direkt mit unserem Rechnungsgenerator.