Rechnung schreiben: rechtssicher in wenigen Minuten
Eine Rechnung schreiben Sie rechtssicher, indem Sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG aufnehmen: vollständige Namen und Anschriften von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum sowie Netto-Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügt eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen Sie eine §14-konforme Rechnung als PDF, ohne Anmeldung.
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Es fehlen Pflichtangaben für eine gültige Rechnung:
- • Firma / Name
- • Straße und Hausnummer
- • Steuernummer
- • Firma / Name
- • Straße und Hausnummer
- • Rechnungsnummer
- • Beschreibung der Leistung
Rechnung
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?
Eine vollständige Rechnung braucht zehn Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug streichen, deshalb lohnt sich Sorgfalt:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Aussteller), vollständig
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung (klare Beschreibung)
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Leistungsdatum)
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Rabatte, Skonti)
Wer ohne Umsatzsteuer abrechnet, ersetzt Steuersatz und Steuerbetrag durch den passenden Hinweis (siehe Kleinunternehmer-Abschnitt).
Rechnung schreiben in 6 Schritten
So gehen Sie strukturiert vor und vergessen nichts:
- Stammdaten eintragen: Ihren vollständigen Firmennamen, Anschrift und Steuernummer/USt-IdNr. sowie die Daten des Kunden.
- Rechnungsnummer und Daten setzen: eine fortlaufende, einmalige Nummer, das Ausstellungsdatum und das Leistungsdatum.
- Leistungen auflisten: je Position Menge, Art der Leistung und Netto-Einzelpreis.
- Steuer berechnen: Netto je Steuersatz summieren, dann 19 % oder 7 % aufschlagen.
- Summen ausweisen: Netto, Steuerbetrag und Brutto klar trennen.
- Zahlungsziel und Bankverbindung ergänzen und die Rechnung als PDF speichern.
Rechenbeispiel: Bei 1.000,00 € netto zu 19 % ergibt das 190,00 € MwSt und 1.190,00 € brutto. Bei 7 % wären es 70,00 € MwSt und 1.070,00 € brutto.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung bis 250 €?
Für Rechnungen bis 250 € brutto erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Das spart bei Kassenbons, kleinen Dienstleistungen oder Materialeinkäufen Zeit.
Hier genügen: vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Bruttoentgelt in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung).
Nicht erforderlich sind unter anderem die Angaben zum Empfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der getrennte Steuerausweis. Sobald die Rechnung über 250 € brutto liegt, gelten wieder alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Die Regelung gilt seit 2025, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 25.000 € betrug und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.
Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört auf die Rechnung der Pflichthinweis: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Sie nennen also nur das Netto- bzw. Gesamtentgelt ohne MwSt.
Ein Vorsteuerabzug ist für Kleinunternehmer ausgeschlossen. Alle übrigen Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung bleiben jedoch erforderlich.
E-Rechnung: Was ändert sich ab 2025 und 2028?
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen.
- Bis 31.12.2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter verschickt werden.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich diese Frist bis 31.12.2027.
- Ab 01.01.2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend.
Gängige Formate nach EN 16931 sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (hybride PDF/A-3 mit eingebettetem XML). B2C-Rechnungen sind ausgenommen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind für ihre eigenen steuerfreien Umsätze aber vom Ausstellen befreit.
Rechnung kostenlos und §14-konform erstellen
Sie müssen keine Vorlage in Word basteln. Mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen Sie eine §14-UStG-konforme Rechnung direkt als PDF, ohne Anmeldung und ohne versteckte Kosten.
Die Steuer rechnet das Tool automatisch korrekt aus, egal ob 19 %, 7 % oder steuerfrei. Den passenden Kleinunternehmer-Hinweis fügen Sie mit einem Klick ein, und das deutsche Zahlenformat (1.234,56 €) ist bereits hinterlegt.
Wer ein Konto anlegt, kann zusätzlich Firmendaten und Logo speichern, eine Rechnungshistorie führen und Vorlagen wiederverwenden. Probieren Sie es aus und schreiben Sie Ihre nächste Rechnung in wenigen Minuten.
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Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG muss eine vollständige Rechnung Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten.
Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, auch Privatpersonen dürfen eine Rechnung schreiben, etwa beim Verkauf eines Gegenstands. Die strengen Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten jedoch nur für Unternehmer. Ohne Umsatzsteuerpflicht weisen Sie keine MwSt aus und nennen weder Steuernummer noch Steuersatz, sollten aber Datum, Betrag und Leistung klar dokumentieren.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung bis 250 € brutto nach § 33 UStDV. Sie benötigt nur Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Bruttoentgelt in einer Summe und den Steuersatz. Empfängerangaben, Rechnungsnummer und getrennter Steuerausweis sind hier nicht nötig.
Wie schreibe ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreiben Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer und ergänzen den Hinweis: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Sie nennen das Gesamtentgelt ohne MwSt. Alle übrigen Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung bleiben erforderlich.
Wie muss eine Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein, damit jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist. Lücken oder Doppelungen sollten Sie vermeiden. Den Aufbau bestimmen Sie selbst, etwa nach Jahr und laufender Zahl wie 2026-0001. Erlaubt sind Ziffern, Buchstaben und Kombinationen, solange die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt.
Muss ich ab 2025 eine E-Rechnung schreiben?
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen ist noch nicht sofort Pflicht: Bis 31.12.2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung erlaubt, für kleinere Betriebe bis 800.000 € Umsatz bis 31.12.2027. Ab 01.01.2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen Sie nach GoBD acht Jahre lang aufbewahren; die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Aufbewahrung muss unveränderbar erfolgen, sodass nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen gleichermaßen, in Papierform wie auch digital.