E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer: Was wirklich gilt
Kurz & knapp
Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen Sie seit dem 01.01.2025 strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen Sie für Ihre steuerfreien §19-Umsätze hingegen nicht – Sie dürfen es aber freiwillig. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht für den Empfang bereits aus.
Die E-Rechnungspflicht sorgt bei vielen Kleinunternehmern für Verunsicherung. Die gute Nachricht vorweg: Für Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG gelten Erleichterungen. Trotzdem sind Sie nicht völlig außen vor. Dieser Ratgeber erklärt klar, was Sie empfangen können müssen, was Sie ausstellen dürfen – und was Sie konkret tun sollten.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist nicht einfach ein PDF, das Sie per E-Mail verschicken. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate gebräuchlich:
- XRechnung – ein reines XML-Format ohne sichtbares Layout.
- ZUGFeRD – ein hybrides Format: ein PDF/A-3, in das eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Sie sehen ein normales PDF, im Hintergrund stecken aber maschinenlesbare Daten. ZUGFeRD-Profile ab Version 2.x erfüllen die EN 16931.
Ein klassisches PDF oder eine eingescannte Papierrechnung gilt dagegen nicht als E-Rechnung – das ist nur eine "sonstige Rechnung" im elektronischen Format. Der Unterschied klingt technisch, ist aber entscheidend: Nur strukturierte Daten lassen sich automatisiert auslesen und in die Buchhaltung übernehmen. Genau das ist das Ziel der Reform – weniger manuelles Abtippen, weniger Fehler und langfristig eine einfachere Prüfung durch das Finanzamt.
Empfangen: Pflicht seit dem 01.01.2025
Hier gibt es keine Ausnahme für Kleinunternehmer: Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG.
Der Hintergrund: Ein Geschäftspartner darf Ihnen ab 2025 eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken, ohne vorher um Erlaubnis zu fragen. Während für das Ausstellen noch Übergangsfristen laufen, ist der Empfang bereits ohne Schonfrist verpflichtend. Können Sie eine korrekt zugestellte E-Rechnung nicht annehmen, gehen mögliche Nachteile zu Ihren Lasten – etwa wenn Sie auf eine Rechnung im gewünschten Format bestehen, obwohl die elektronische Form bereits zulässig ist.
Die technische Hürde ist erfreulich niedrig:
- In den meisten Fällen reicht eine E-Mail-Adresse aus, an die der Lieferant die E-Rechnung schickt.
- Sie sollten die Datei öffnen und lesen können. Für ZUGFeRD genügt ein normaler PDF-Reader für die Sichtprüfung; XRechnungen lesen Sie mit einem kostenlosen Viewer.
- Wichtig ist die revisionssichere Archivierung (dazu unten mehr).
Sie müssen also keine teure Software kaufen. Eine funktionierende E-Mail-Adresse und ein Programm zum Anzeigen der Dateien genügen, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Praktisch sinnvoll ist es, eine feste Rechnungsadresse einzurichten (zum Beispiel rechnung@ihre-domain.de), die Sie regelmäßig prüfen und auf Ihren Bestellungen, Verträgen und im Impressum angeben. So landen E-Rechnungen nicht im privaten Postfach oder im Spam-Ordner, sondern an einer Stelle, die Sie geordnet ablegen können.
Ausstellen: Für §19-Umsätze keine Pflicht
Beim Ausstellen kommt die zentrale Erleichterung für Kleinunternehmer: Für Ihre eigenen, nach §19 UStG steuerfreien Umsätze sind Sie von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
Das heißt aber nicht, dass Sie es nicht dürfen: Sie können freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Wenn Sie eine E-Rechnung versenden möchten, ist – wie bei jedem elektronischen Format – die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Für alle übrigen Unternehmen (nicht-Kleinunternehmer) gelten gestaffelte Übergangsfristen:
- Bis 31.12.2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen im B2B weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 € verlängert sich diese Frist bis 31.12.2027.
- Ab 01.01.2028 ist das Ausstellen strukturierter E-Rechnungen im B2B vollständig verpflichtend.
Da Kleinunternehmer für ihre §19-Umsätze von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind, betrifft Sie der Stichtag 2028 bei dieser Tätigkeit nicht direkt. Die Empfangspflicht bleibt davon aber unberührt.
Wichtig für die Planung: Diese Ausnahme hängt am §19-Status. Wenn Sie wachsen und die Kleinunternehmer-Grenzen überschreiten oder freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln, weisen Sie künftig Umsatzsteuer aus – und dann greifen für Sie dieselben Ausstellungsfristen wie für jeden anderen Betrieb. Es lohnt sich also, frühzeitig zu wissen, wie Sie bei Bedarf auf E-Rechnungen umstellen könnten, auch wenn Sie heute noch nicht müssen.
Gut zu wissen: B2C-Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht generell ausgenommen. Die Regelungen betreffen nur den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Worauf Ihre Rechnung als Kleinunternehmer achten muss
Unabhängig vom Format gelten für Sie die inhaltlichen Anforderungen. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und ergänzen den Pflichthinweis:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Einen Vorsteuerabzug haben Sie nicht. Davon abgesehen brauchen Sie die üblichen Pflichtangaben nach §14 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Empfänger, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung sowie das Leistungsdatum. Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügt nach §33 UStDV die vereinfachte Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Pflichtangaben.
Seit 2025 gelten übrigens neue Umsatzgrenzen für den Kleinunternehmerstatus: Der Vorjahresumsatz darf höchstens 25.000 € betragen und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Überschreiten Sie die laufende Grenze unterjährig, endet der Status ab diesem Umsatz – behalten Sie Ihre Zahlen daher im Blick, gerade wenn Ihr Geschäft wächst.
Worked Example: Rechnung einer Webdesignerin
Lisa ist Kleinunternehmerin und gestaltet eine Website für eine GmbH. Honorar: 800 €. Da sie nach §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet, lautet der Rechnungsbetrag schlicht 800,00 € – ohne separat ausgewiesene MwSt. Auf der Rechnung steht der Pflichthinweis nach §19 UStG.
Zum Vergleich: Müsste Lisa als Regelunternehmerin 19 % Umsatzsteuer ausweisen, käme auf ein Netto-Entgelt von 800,00 € noch ein Steuerbetrag von 152,00 € hinzu – die Rechnung lautete dann über 952,00 € brutto. Als Kleinunternehmerin entfällt dieser Aufschlag; ihr Kunde zahlt nur die 800,00 €, kann daraus aber auch keine Vorsteuer ziehen.
Die GmbH bittet um eine E-Rechnung, weil sie ihre Buchhaltung digitalisiert. Lisa muss das nicht tun, darf aber: Sie erstellt mit unserem Rechnungsgenerator eine korrekte §19-Rechnung als PDF und – mit Zustimmung der GmbH – im gewünschten Format. So bleibt sie flexibel, ohne in teure Software investieren zu müssen.
Archivierung: GoBD beachten
Egal ob Sie E-Rechnungen empfangen oder freiwillig ausstellen – sie müssen nach den GoBD unveränderbar gespeichert werden. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil das maßgebliche Original und muss erhalten bleiben; es genügt nicht, nur einen Ausdruck abzuheften oder das PDF separat zu speichern.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 8 Jahre (zuvor 10 Jahre). Legen Sie eingehende E-Rechnungen daher gleich in einem geordneten, gesicherten Ordner oder einem Buchhaltungsprogramm ab. Sinnvoll ist eine klare Struktur nach Jahr und Monat sowie ein regelmäßiges Backup, damit die Dateien über den gesamten Zeitraum lesbar und unverändert bleiben.
Ihre Checkliste als Kleinunternehmer
- Empfang sicherstellen: Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein, die Sie regelmäßig prüfen und Geschäftspartnern mitteilen.
- Viewer bereithalten: Sorgen Sie dafür, dass Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen können.
- Revisionssicher archivieren: Speichern Sie das Original (bei ZUGFeRD inkl. XML) für 8 Jahre unveränderbar.
- Eigene Rechnungen schreiben: Für §19-Umsätze reicht weiterhin PDF oder Papier – mit dem korrekten §19-Hinweis und allen Pflichtangaben nach §14 UStG.
- Freiwillig digital werden: Möchten Sie früh umsteigen, stellen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers E-Rechnungen aus.
- Wachstum im Blick behalten: Prüfen Sie Ihre Umsätze an den Grenzen 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr), damit Sie einen Statuswechsel rechtzeitig erkennen.
Mit einer einfachen E-Mail-Adresse und einem ordentlichen Ablagesystem sind Sie als Kleinunternehmer auf der sicheren Seite – die größte praktische Aufgabe ist der Empfang, nicht das Ausstellen.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer nach §19 UStG. In der Praxis genügt dafür eine funktionierende E-Mail-Adresse und ein Programm, mit dem Sie die Datei öffnen können.
Müssen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Für ihre nach §19 UStG steuerfreien Umsätze sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, können aber freiwillig E-Rechnungen erstellen, wenn der Empfänger zustimmt.
Reicht ein PDF als E-Rechnung aus?
Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinne, sondern nur als sonstige elektronische Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Maßgeblich ist die Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.x (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML) die gängigen, normkonformen Formate.
Welcher Hinweis gehört auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, muss der Pflichthinweis lauten: 'Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.' Ansonsten gelten die üblichen Pflichtangaben nach §14 UStG wie Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 8 Jahre (zuvor 10 Jahre). E-Rechnungen müssen nach den GoBD unveränderbar gespeichert werden; bei ZUGFeRD ist der eingebettete XML-Teil das maßgebliche Original.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Privatkunden (B2C)?
Nein. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Die Regelungen betreffen ausschließlich den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 für Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt: Der Vorjahresumsatz darf höchstens 25.000 € betragen und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Wird die laufende Grenze unterjährig überschritten, endet der Kleinunternehmerstatus ab diesem Umsatz.