Mehrwertsteuer 7 oder 19 %: Welcher Steuersatz gilt wann?

Ob auf Ihrer Rechnung 7 % oder 19 % Mehrwertsteuer stehen müssen, entscheidet nicht das Bauchgefühl, sondern das Umsatzsteuergesetz. Der falsche Steuersatz führt schnell zu Ärger mit dem Finanzamt: Wer zu wenig ausweist, schuldet die Differenz; wer zu viel ausweist, schuldet den Mehrbetrag trotzdem (§ 14c UStG). Diese Übersicht zeigt Ihnen klar, was wann gilt.

Die Grundregel: 19 % ist der Normalfall

Der Regelsteuersatz beträgt 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Er gilt für alle Lieferungen und Leistungen, für die das Gesetz keine Ausnahme vorsieht. Sie müssen also nicht begründen, warum 19 % gelten – sondern nur prüfen, ob einer der Ausnahmefälle mit 7 % greift.

Der ermäßigte Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 UStG) ist abschließend geregelt. Die genaue Liste der begünstigten Waren steht in der Anlage 2 zum UStG. Daneben gibt es einzelne steuerfreie Umsätze mit 0 % (z. B. bestimmte ärztliche Leistungen, Vermietung von Wohnraum, innergemeinschaftliche Lieferungen). Wer einen Umsatz falsch einordnet, riskiert nicht nur Nachzahlungen, sondern auch Korrekturen der Vorsteuer beim Geschäftspartner.

Vergleichstabelle: 7 % oder 19 %?

Hinweis: Der Personenfernverkehr per Bahn (über 50 km) wird seit 2020 dauerhaft mit 7 % besteuert. Bei Flügen und internationalen Strecken gelten Sonderregeln.

Konkretes Rechenbeispiel

Ein Café verkauft einen Kaffee und ein belegtes Brötchen.

Variante 1 – zum Mitnehmen (to go):

• Brötchen (kalte Speise, Mitnahme): 7 %
• Kaffee (Getränk): 19 %

Variante 2 – Verzehr vor Ort:

• Brötchen und Kaffee gelten als Restaurationsleistung: beide 19 %

Nehmen wir das Brötchen für 3,50 € brutto zum Mitnehmen:

• Netto = 3,50 € × 100 / 107 = 3,27 €
• Enthaltene MwSt (7 %) = 3,50 € − 3,27 € = 0,23 €

Dasselbe Brötchen vor Ort für 3,50 € brutto:

• Netto = 3,50 € × 100 / 119 = 2,94 €
• Enthaltene MwSt (19 %) = 3,50 € − 2,94 € = 0,56 €

Sie sehen: Derselbe Artikel kann je nach Umstand unterschiedlich besteuert werden. Den enthaltenen Steuerbetrag berechnen Sie schnell mit unserem MwSt-Rechner – einfach Brutto eingeben und Satz wählen. Die zugrunde liegende Formel lautet: Netto = Brutto × 100 / (100 + Satz), und MwSt = Brutto − Netto.

Häufige Sonderfälle und Stolperfallen

Restaurant vs. Lieferdienst. Die befristete Senkung auf 7 % für Speisen in der Gastronomie endete am 31.12.2023. Seit dem 01.01.2024 gilt für den Verzehr vor Ort wieder der volle Satz von 19 %. Liefern Sie kalte Speisen aus oder verkaufen zum Mitnehmen, bleibt es bei 7 % für die Speise selbst – Getränke sind in der Regel 19 %.

Hotelübernachtung mit Frühstück. Die Übernachtung selbst ist mit 7 % begünstigt, das Frühstück und andere Zusatzleistungen aber mit 19 %. Viele Hotels weisen das Frühstück deshalb separat aus. Ein pauschaler „Wellness-Anteil“ wird oft mit 19 % geschätzt. Beispiel: Ein Zimmer für 100,00 € netto kostet mit 7 % MwSt 107,00 € brutto; ein Frühstück für 15,00 € netto kommt mit 19 % auf 17,85 € brutto.

E-Book vs. App. Seit Dezember 2019 gilt für E-Books, digitale Zeitungen und Zeitschriften der ermäßigte Satz von 7 %, weil sie gedruckten Werken gleichgestellt wurden. Reine Software, Apps, Streaming-Abos und Online-Kurse bleiben dagegen bei 19 %. Entscheidend ist der inhaltliche Charakter: Ein digitales Buch bleibt ein Buch, ein interaktives Lernprogramm ist eine Software-Leistung.

Getränke. Fast alle Getränke unterliegen 19 % – auch Säfte und Mineralwasser. Eine wichtige Ausnahme ist Leitungswasser (Lieferung durch Wasserwerke) und Milch, die mit 7 % besteuert werden.

Gemischte Leistungen. Verkaufen Sie ein Paket aus 7-%- und 19-%-Bestandteilen (etwa Geschenkkorb mit Lebensmitteln und Wein), müssen Sie den Preis aufteilen und beide Sätze getrennt ausweisen. Eine Rechnung muss laut § 14 Abs. 4 UStG das Netto-Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt enthalten. Beispiel: Lebensmittel 20,00 € netto (+1,40 € MwSt) und Wein 15,00 € netto (+2,85 € MwSt) ergeben zusammen 39,25 € brutto – aber eben mit zwei getrennt ausgewiesenen Steuersätzen.

Was bedeutet das für Ihre Rechnung?

Eine vollständige Rechnung muss nach § 14 UStG den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag ausweisen. Zu den Pflichtangaben gehören außerdem Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt. Bei mehreren Sätzen führen Sie die Positionen getrennt auf:

• Buch (7 %): 18,69 € netto + 1,31 € MwSt = 20,00 €
• USB-Stick (19 %): 8,40 € netto + 1,60 € MwSt = 10,00 €
• Gesamt: 27,09 € netto + 2,91 € MwSt = 30,00 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben – hier reicht es, den Bruttobetrag und den Steuersatz zu nennen, ohne den Nettobetrag getrennt aufzuschlüsseln. Damit Sie sich nicht verrechnen, übernimmt unser Rechnungsgenerator die Aufschlüsselung automatisch: Sie wählen pro Position den Satz, das Tool summiert netto, MwSt und brutto korrekt – und erstellt eine §-14-konforme PDF-Rechnung kostenlos und ohne Anmeldung.

E-Rechnung: korrekte Steuersätze werden noch wichtiger

Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis zum 31.12.2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt; für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich das bis zum 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Die gängigen Formate folgen der Norm EN 16931 – XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Gerade weil diese Formate maschinell ausgelesen werden, fällt ein falscher Steuersatz schneller auf: Der richtige Satz pro Position ist damit nicht mehr nur eine formale Pflicht, sondern technische Voraussetzung für eine reibungslose Verarbeitung beim Empfänger.

Kleinunternehmer: weder 7 % noch 19 %

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen (Vorjahresumsatz ≤ 25.000 € und laufendes Jahr ≤ 100.000 €), weisen Sie gar keine Umsatzsteuer aus – weder 7 % noch 19 %. Stattdessen gehört auf die Rechnung der Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ein Vorsteuerabzug ist dann allerdings nicht möglich. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, sind für ihre eigenen steuerfreien Umsätze aber von der Ausstellungspflicht befreit und dürfen freiwillig E-Rechnungen ausstellen.

GoBD: Rechnungen richtig aufbewahren

Unabhängig vom Steuersatz müssen Rechnungen nach den GoBD unveränderbar gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 8 Jahre (zuvor 10 Jahre). Eine sauber erstellte Rechnung mit korrekt ausgewiesenen Sätzen erspart Ihnen also nicht nur Ärger im Tagesgeschäft, sondern auch bei einer späteren Betriebsprüfung.

Im Zweifel: nachschlagen statt schätzen

Die Zuordnung ist nicht immer intuitiv – Hummer ist 19 %, Karpfen 7 %; das E-Book ist 7 %, die Software 19 %. Maßgeblich ist die Anlage 2 zum UStG. Bei wiederkehrender Unsicherheit lohnt eine kurze Rückfrage beim Steuerberater oder eine verbindliche Auskunft beim Finanzamt. Beachten Sie außerdem: Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im Sinne des UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug – sie dient nur Zwecken wie Anzahlungsanforderung, Zoll oder Angebot. Für die reine Rechnung – Brutto, Netto und Steuerbetrag pro Satz – nutzen Sie am besten direkt unseren MwSt-Rechner.