E-Rechnung Beispiel: So sieht eine echte E-Rechnung aus

Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, strukturierte B2B-E-Rechnungen zu empfangen. Viele fragen sich seitdem: Wie sieht eine E-Rechnung eigentlich aus? Die kurze Antwort: anders, als die meisten erwarten. Eine E-Rechnung ist kein hübsches PDF, sondern in erster Linie eine maschinenlesbare Datendatei. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen anhand eines konkreten Beispiels den Aufbau einer XRechnung und einer ZUGFeRD-Datei – und worin sie sich von einer normalen PDF-Rechnung unterscheiden.

Was eine E-Rechnung wirklich ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Ein eingescanntes Papierdokument oder eine einfache PDF erfüllt diese Definition ausdrücklich nicht – auch wenn sie elektronisch per E-Mail verschickt wird.

In Deutschland sind zwei Formate maßgeblich:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne grafische Darstellung. Sie besteht ausschließlich aus strukturierten Datenfeldern.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format. Es ist eine PDF/A-3-Datei, die für das menschliche Auge wie eine normale Rechnung aussieht, aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei enthält. ZUGFeRD-Profile ab Version 2.x sind EN-16931-konform.

Die Pflichtangaben bleiben dabei identisch zur Papierrechnung. Eine E-Rechnung muss alle Felder nach §14 UStG enthalten – nur eben als Datenfeld statt als gedruckter Text.

So sieht eine strukturierte Rechnung im Inneren aus

Öffnen Sie eine strukturierte E-Rechnung in einem Texteditor, sehen Sie keine Rechnung, sondern XML-Code. Vereinfacht und gekürzt sieht der Kern einer solchen Datei (hier im CII-Datenmodell, das auch ZUGFeRD nutzt) etwa so aus:

<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <ram:ID>2026-0042</ram:ID>
  <ram:IssueDateTime>20260512</ram:IssueDateTime>
  <ram:SellerTradeParty>
    <ram:Name>Mustermann Schreinerei GmbH</ram:Name>
    <ram:PostalAddress>
      <ram:LineOne>Werkstattweg 5</ram:LineOne>
      <ram:CityName>Augsburg</ram:CityName>
      <ram:PostcodeCode>86150</ram:PostcodeCode>
    </ram:PostalAddress>
    <ram:SpecifiedTaxRegistration>DE123456789</ram:SpecifiedTaxRegistration>
  </ram:SellerTradeParty>
  <ram:BuyerTradeParty>
    <ram:Name>Bauträger Beispiel AG</ram:Name>
    <ram:PostalAddress>
      <ram:LineOne>Hauptstraße 12</ram:LineOne>
      <ram:CityName>München</ram:CityName>
      <ram:PostcodeCode>80331</ram:PostcodeCode>
    </ram:PostalAddress>
  </ram:BuyerTradeParty>
  <ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
    <ram:Name>Einbauschrank Eiche, Maßanfertigung</ram:Name>
    <ram:BilledQuantity>1</ram:BilledQuantity>
    <ram:NetPriceProductTradePrice>2.000,00</ram:NetPriceProductTradePrice>
  </ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
  <ram:ApplicableTradeTax>
    <ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent>
    <ram:BasisAmount>2.000,00</ram:BasisAmount>
    <ram:CalculatedAmount>380,00</ram:CalculatedAmount>
  </ram:ApplicableTradeTax>
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Das ist natürlich stark gekürzt – eine echte E-Rechnung umfasst deutlich mehr Felder und Namensräume. Aber das Prinzip wird klar: Jede Angabe steht in einem klar benannten Feld. Die Software des Empfängers liest die Rechnungsnummer, den Steuersatz und den Steuerbetrag direkt aus, ohne dass ein Mensch abtippen muss.

Die Pflichtangaben am konkreten Beispiel

Nehmen wir die Mustermann Schreinerei aus dem Code-Beispiel und übersetzen die Pflichtangaben nach §14 UStG in Klartext. So muss jede vollständige E-Rechnung diese Felder befüllen:

Die Rechnung ist erst vollständig, wenn alle diese Felder vorhanden sind. Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§33 UStDV) genügen vereinfachte Angaben, doch das Pflichtfeldgerüst der E-Rechnung bleibt dasselbe.

Worked Example: Brutto aus Netto berechnen

Im Beispiel beträgt das Netto-Entgelt 2.000,00 €. Den Steuerbetrag und den Bruttobetrag berechnen Sie so:

• MwSt = 2.000,00 € × 19 / 100 = 380,00 €
• Brutto = 2.000,00 € + 380,00 € = 2.380,00 €

Müssen Sie umgekehrt aus einem Bruttobetrag das Netto herausrechnen, etwa bei 2.380,00 €:

• Netto = 2.380,00 € × 100 / 119 = 2.000,00 €
• MwSt = 2.380,00 € − 2.000,00 € = 380,00 €

Genau diese Rechenschritte übernimmt unser MwSt-Rechner für Sie in Sekunden – egal ob Sie netto auf brutto rechnen oder die Mehrwertsteuer rausrechnen wollen.

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Beispiel passt zu Ihnen?

Beide Formate sind gesetzeskonform. Der Unterschied liegt in der Darstellung:

• XRechnung (reines XML): ideal, wenn Empfänger und Sender beide mit Buchhaltungssoftware arbeiten. Es gibt keine sichtbare Rechnung, nur Daten. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen exakt dieses Format.
• ZUGFeRD (Hybrid): praktisch im gemischten Alltag. Sie öffnen die PDF und sehen eine ganz normale, lesbare Rechnung mit Logo und Layout – die Software des Empfängers liest parallel das eingebettete XML. So bleibt die Rechnung für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar.

Für kleine Unternehmen, die häufig an Privatkunden (B2C) und an Geschäftskunden zugleich fakturieren, ist ZUGFeRD oft der bequemere Weg, weil eine einzige Datei beide Welten bedient.

Der Unterschied zur normalen PDF-Rechnung

Das ist der häufigste Irrtum: Eine per E-Mail verschickte PDF ist keine E-Rechnung im Rechtssinne. Sie ist lediglich eine elektronisch übermittelte „sonstige Rechnung". Der Unterschied auf einen Blick:

• Normale PDF: Ein Bild bzw. ein Dokument für das menschliche Auge. Die Software kann die Beträge nicht zuverlässig auslesen – jemand muss die Daten abtippen oder per OCR erfassen.
• E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD): Strukturierte Daten nach EN 16931. Die Beträge, Steuersätze und Pflichtfelder liegen maschinenlesbar vor und können automatisch gebucht und geprüft werden.

Noch bis 31.12.2026 dürfen B2B-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € gilt diese Übergangsfrist sogar bis 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 ist die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich vollständig verpflichtend. B2C-Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen.

Hinweise für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber für ihre eigenen, steuerfreien Umsätze von der Ausstellungspflicht befreit – freiwillig dürfen sie E-Rechnungen jedoch ausstellen. Auf ihren Rechnungen weisen sie keine Umsatzsteuer aus, sondern den Pflichthinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn der Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überstieg und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.

Wichtig bleibt unabhängig vom Format die GoBD: Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden, die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre.

So erstellen Sie selbst eine konforme Rechnung

Sie müssen kein XML von Hand schreiben. Mit unserem Rechnungsgenerator erstellen Sie kostenlos eine §14-UStG-konforme Rechnung als PDF – ohne Anmeldung. Sie tragen die Positionen ein, wählen den Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %), und die Steuerbeträge werden automatisch korrekt berechnet. Wer sich anmeldet, kann zusätzlich Firmendaten, Logo, Rechnungshistorie und Vorlagen speichern. So haben Sie ein sauberes Beispiel als Grundlage für jede weitere Rechnung.