E-Rechnung Software: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Kurz & knapp
Eine gute E-Rechnung Software erstellt und liest strukturierte Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format, prüft sie automatisch gegen die Norm EN 16931 und archiviert sie GoBD-konform für 8 Jahre. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt bis 2028.
Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Kür mehr, sondern Pflicht. Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte B2B-E-Rechnungen empfangen können. Wer die richtige E-Rechnung Software wählt, spart sich nicht nur Stress mit dem Finanzamt, sondern automatisiert auch Buchhaltung und Archivierung. Dieser Ratgeber zeigt, welche Funktionen wirklich zählen und wie Sie Anbieter neutral vergleichen.
Was eine E-Rechnung von einer PDF unterscheidet
Eine PDF-Rechnung ist für den Gesetzgeber nur ein Bild. Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar, sodass Software sie ohne manuelles Abtippen verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: ein reines XML-Format, oft im öffentlichen Auftragswesen (B2G) verlangt.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format. Es kombiniert ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Die Profile von ZUGFeRD 2.x sind EN-16931-konform. So sehen Menschen ein normales PDF, Maschinen lesen die Daten im Hintergrund.
Eine PDF ohne strukturierte Daten gilt ab den jeweiligen Stichtagen nicht mehr als ordnungsgemäße E-Rechnung im B2B-Bereich.
Die wichtigsten Funktionen einer E-Rechnung Software
1. Export in XRechnung und ZUGFeRD
Das ist die Kernfunktion. Achten Sie darauf, dass die Software beide Formate beherrscht. XRechnung brauchen Sie für Behörden, ZUGFeRD ist im B2B-Alltag praktisch, weil Empfänger das PDF trotzdem ansehen können. Prüfen Sie auch, welche ZUGFeRD-Profile unterstützt werden (z. B. EN 16931 / Comfort).
2. Empfang und Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
Die Empfangspflicht gilt bereits. Eine gute Lösung liest eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien ein, zeigt sie lesbar an und übernimmt die Daten in die Buchhaltung. Das spart das manuelle Erfassen.
3. Automatische Validierung gegen EN 16931
Eine strukturierte Rechnung mit Fehlern wird vom Empfänger oder dessen System abgelehnt. Die Software sollte jede Rechnung vor dem Versand gegen die Norm EN 16931 (und ggf. das nationale XRechnung-Schema) prüfen und Fehler verständlich melden.
4. GoBD-konforme Archivierung
Nach den GoBD müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (vorher zehn). Achten Sie auf revisionssichere Ablage, Protokollierung von Änderungen und eine Exportmöglichkeit für die Betriebsprüfung.
5. Alle Pflichtangaben nach §14 UStG
Auch elektronisch gilt: Eine vollständige Rechnung muss alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Dazu zählen u. a. Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) sind vereinfachte Angaben zulässig. Eine gute Software erzwingt die jeweils nötigen Felder, sodass keine unvollständige Rechnung herausgeht.
6. Anbindung an Buchhaltung und DATEV
Wenn Sie mit einem Steuerberater arbeiten, ist eine DATEV-Schnittstelle oder ein sauberer Export Gold wert. Prüfen Sie auch Schnittstellen zu Ihrer Warenwirtschaft oder Ihrem Online-Shop.
Pflichten und Fristen im Überblick
Die Umstellung erfolgt gestaffelt. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen und Versenden:
- Seit 01.01.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
- Bis 31.12.2026: Papier und PDF dürfen im B2B weiter versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Bis 31.12.2027: Verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € – sie dürfen noch Papier/PDF ausstellen.
- Ab 01.01.2028: Die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ist im B2B vollständig verpflichtend.
Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) gibt es keine E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können; für ihre eigenen (steuerfreien) Umsätze sind sie von der Ausstellungspflicht befreit, dürfen aber freiwillig E-Rechnungen versenden.
Praxisbeispiel: Auswahl für einen kleinen Handwerksbetrieb
Nehmen wir einen Elektrobetrieb mit einem Jahresumsatz von rund 350.000 €, der hauptsächlich an Geschäftskunden und Hausverwaltungen abrechnet.
- Empfang: Bereits jetzt nötig, da Lieferanten zunehmend ZUGFeRD schicken.
- Versand: Wegen des Umsatzes unter 800.000 € gilt die verlängerte Frist bis 31.12.2027. Trotzdem stellt der Betrieb früher um, weil große Auftraggeber schon heute XRechnung verlangen.
Eine typische Rechnung über netto 1.000,00 € zu 19 % MwSt ergibt:
- Netto: 1.000,00 €
- MwSt (19 %): 190,00 €
- Brutto: 1.190,00 €
Die Software bettet diese Beträge strukturiert in die ZUGFeRD-Datei ein, validiert gegen EN 16931 und legt die Rechnung revisionssicher ab. Der Betrieb braucht also eine Lösung mit ZUGFeRD- und XRechnung-Export, Validierung und Archivierung – Funktionen, die wir oben als Kernkriterien genannt haben.
So vergleichen Sie Anbieter neutral
Der Markt für E-Rechnung Software ist groß: reine E-Rechnungs-Tools, Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungsmodul und ERP-Systeme. Statt einem Namen blind zu vertrauen, bewerten Sie jeden Kandidaten anhand derselben Kriterien.
| Kriterium | Worauf achten? |
|---|---|
| Formate | XRechnung und ZUGFeRD 2.x (EN-16931-Profil) |
| Empfang | Liest und visualisiert eingehende E-Rechnungen |
| Validierung | Automatische Prüfung gegen EN 16931 vor Versand |
| Pflichtangaben | Erzwingt alle §14-UStG-Felder |
| Archivierung | GoBD-konform, 8 Jahre, revisionssicher |
| Schnittstellen | DATEV, Warenwirtschaft, Shop |
| Preis | Pro Monat/Nutzer, Rechnungs-Kontingent, versteckte Kosten |
| Support | Deutschsprachig, Updates bei Gesetzesänderungen |
Hinweis: Diese Tabelle ist eine neutrale Bewertungsvorlage, kein Ranking. Tragen Sie Ihre Wunschkandidaten ein und vergeben Sie Punkte – so treffen Sie eine objektive Entscheidung.
Kostenloser Einstieg ohne große Software
Nicht jeder braucht sofort ein teures System. Wenn Sie nur gelegentlich Rechnungen schreiben oder testen möchten, wie eine §14-konforme Rechnung aussieht, können Sie mit unserem Rechnungsgenerator kostenlos und ohne Anmeldung starten. Er erstellt rechtssichere PDF-Rechnungen mit allen Pflichtangaben. Den Steuerbetrag rechnen Sie vorab schnell mit unserem MwSt-Rechner aus. So sammeln Sie Erfahrung, bevor Sie in eine vollwertige E-Rechnung Software mit XRechnung- und ZUGFeRD-Export investieren.
Für den reinen Versand strukturierter B2B-E-Rechnungen ab den Pflichtstichtagen benötigen Sie allerdings eine Lösung, die die oben genannten Formate erzeugt und validiert. Planen Sie die Umstellung daher rechtzeitig und nicht erst kurz vor dem jeweiligen Stichtag.
Häufige Fragen
Ab wann ist E-Rechnung Software Pflicht?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Die Pflicht zum Versand strukturierter B2B-E-Rechnungen gilt voll ab 01.01.2028; für Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € gibt es eine Übergangsfrist bis 31.12.2027, sonst bis 31.12.2026.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem Behörden verlangen. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus lesbarem PDF/A-3 und eingebettetem XML. Die ZUGFeRD-2.x-Profile sind wie XRechnung EN-16931-konform und im B2B-Alltag praktisch.
Reicht eine PDF-Rechnung weiterhin aus?
Im B2C ja, und im B2B noch während der Übergangsfristen mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem jeweiligen Stichtag gilt eine reine PDF ohne strukturierte Daten nicht mehr als ordnungsgemäße E-Rechnung. Für B2G ist XRechnung schon länger Pflicht.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnung Software nutzen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Für ihre eigenen steuerfreien Umsätze sind sie von der Ausstellungspflicht befreit, dürfen aber freiwillig E-Rechnungen versenden.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Nach den GoBD müssen Rechnungen unveränderbar gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Achten Sie deshalb auf eine revisionssichere Archivierung in Ihrer Software.
Was bedeutet EN-16931-Validierung?
EN 16931 ist die europäische Norm für E-Rechnungen. Eine Validierung prüft, ob Ihre Rechnung alle vorgeschriebenen Felder und das richtige Format hat, bevor sie versendet wird. So vermeiden Sie Ablehnungen durch den Empfänger oder dessen System.
Kann ich ohne Software E-Rechnungen erstellen?
Für einzelne PDF-Rechnungen mit allen §14-UStG-Pflichtangaben genügt unser kostenloser Rechnungsgenerator. Für den verpflichtenden Versand strukturierter B2B-E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format brauchen Sie jedoch eine spezialisierte E-Rechnung Software.