XRechnung erstellen: Anleitung, Pflichtangaben und Wege
Kurz & knapp
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung nach EN 16931. Erstellen können Sie sie mit E-Rechnungs-Software, über die kostenlosen Portale des Bundes (Weberfassung) oder mit einem Konverter. Pflicht sind alle üblichen Rechnungsangaben sowie, im öffentlichen Auftrag, die Leitweg-ID. Prüfen Sie das Ergebnis anschließend mit einem Viewer, bevor Sie es versenden.
Was ist eine XRechnung – und was muss hinein?
Eine XRechnung ist eine rein strukturierte Rechnung im XML-Format nach der Norm EN 16931. Sie enthält dieselben Angaben wie eine normale Rechnung, aber maschinenlesbar.
Pflicht sind unter anderem Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer mit Steuernummer oder USt-IdNr., Käuferangaben, Positionen, Steuersatz und Beträge. Bei Rechnungen an Behörden (B2G) kommt die Leitweg-ID als Käuferreferenz hinzu.
Wege, eine XRechnung zu erstellen
Es gibt drei gängige Wege:
- E-Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware: viele Programme exportieren Rechnungen direkt als gültige XRechnung.
- Kostenlose Portale des Bundes: über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und die OZG-konforme Plattform (OZG-RE) können Sie Rechnungen an den Bund per Online-Formular (Weberfassung) erfassen – ohne eigene Software.
- Konverter und Dienste: wandeln vorhandene Rechnungsdaten in eine XRechnung um.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen EN 16931. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und im öffentlichen Auftrag Standard. ZUGFeRD ist hybrid – ein PDF mit eingebetteter XML – und im B2B oft praktischer. Die Unterschiede erklärt der Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD.
XRechnung prüfen, bevor Sie sie senden
Eine fehlerhafte XRechnung wird oft abgelehnt. Prüfen Sie die erzeugte Datei deshalb vorab mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer: Er zeigt die Rechnung im Klartext und prüft die zentralen Pflichtangaben nach EN 16931, inklusive Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID.
Und wenn ich nur eine normale Rechnung brauche?
Wenn Sie keine XRechnung, sondern eine klassische Rechnung als PDF benötigen – etwa im B2B ohne XRechnung-Vorgabe – erstellen Sie diese in unter einer Minute mit dem Rechnungsgenerator. Er erzeugt eine nach § 14 UStG konforme PDF-Rechnung (kein XRechnung-XML).
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Mit E-Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die XRechnung exportiert, über die kostenlosen Portale des Bundes per Weberfassung oder mit einem Konverter. Wichtig sind alle Pflichtangaben und, im öffentlichen Auftrag, die Leitweg-ID.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja. Für Rechnungen an den Bund bieten die Plattformen ZRE und OZG-RE eine kostenlose Online-Erfassung (Weberfassung). Viele Buchhaltungsprogramme exportieren XRechnungen ebenfalls.
Welche Angaben braucht eine XRechnung?
Alle üblichen Rechnungsangaben: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer mit Steuernummer oder USt-IdNr., Käufer, Positionen, Steuersatz und Beträge. Bei Behördenrechnungen zusätzlich die Leitweg-ID als Käuferreferenz.
Brauche ich für die XRechnung eine Leitweg-ID?
Nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Dort ist die Leitweg-ID als Käuferreferenz Pflicht. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie nicht nötig.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung gültig ist?
Öffnen Sie die erzeugte XML im E-Rechnungs-Viewer. Er zeigt die Rechnung im Klartext und prüft die zentralen Pflichtfelder nach EN 16931. So erkennen Sie fehlende Angaben, bevor Sie die Rechnung versenden.