XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede und wann Sie welches Format brauchen
Kurz & knapp
XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungsformate nach der Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei und im öffentlichen Auftrag (B2G) der Standard. ZUGFeRD ist hybrid: ein lesbares PDF mit eingebetteter XML, ideal für B2B, weil Menschen und Software es lesen. Für die B2B-Pflicht seit 2025 sind beide zulässig.
XRechnung und ZUGFeRD im schnellen Vergleich
Beide sind elektronische Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung der Daten, nicht in der Rechtsgültigkeit.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Format | reine XML-Datei | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, das PDF ist sichtbar |
| Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII |
| Typischer Einsatz | Behörden (B2G) | Unternehmen (B2B) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Leitweg-ID | Pflicht im B2G | optional |
Was ist XRechnung?
XRechnung ist eine rein strukturierte XML-Datei ohne sichtbares Layout. Sie folgt einem festen semantischen Datenmodell und nutzt die Syntax UBL oder UN/CEFACT CII. Seit 2020 ist XRechnung der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes.
Öffnet man die Datei direkt, sieht man nur Code. Ohne einen E-Rechnungs-Viewer ist sie für Menschen kaum lesbar. Die sogenannte Leitweg-ID adressiert im Behördenverkehr die richtige Stelle.
Was ist ZUGFeRD (und Factur-X)?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein sichtbares PDF/A-3, in das dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Menschen sehen das gewohnte PDF, Software liest die strukturierte XML aus. So funktioniert die Rechnung als E-Rechnung und als klassisches Dokument zugleich.
Die relevanten Profile von ZUGFeRD 2.x erfüllen die Norm EN 16931. Factur-X ist das französische Pendant und technisch identisch aufgebaut, weshalb beide Formate zusammenpassen.
XRechnung oder ZUGFeRD – was sollten Sie nutzen?
- An Behörden (B2G): XRechnung ist der sichere Standard, und die Leitweg-ID ist Pflicht. Manche Stellen akzeptieren auch ZUGFeRD-Profile, die die Vorgaben erfüllen.
- An Unternehmen (B2B): ZUGFeRD ist komfortabel, weil der Empfänger das PDF sofort sehen kann. Eine XRechnung ist ebenso zulässig.
- Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – in beiden Formaten.
Gemeinsamkeit: beide erfüllen EN 16931
Entscheidend ist: Beide Formate sind vollwertige strukturierte E-Rechnungen und für die B2B-Pflicht zulässig. Der Unterschied ist die Verpackung (reine XML gegenüber PDF mit XML), nicht die Konformität. Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML gilt dagegen nicht als E-Rechnung.
E-Rechnung öffnen und prüfen
Egal welches Format Sie erhalten: Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer öffnen und prüfen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien direkt im Browser – inklusive Check der Pflichtangaben. Möchten Sie selbst eine Rechnung erstellen, nutzen Sie den Rechnungsgenerator.
Häufige Fragen
Ist XRechnung oder ZUGFeRD besser?
Keines ist grundsätzlich besser – es kommt auf den Empfänger an. Für Behörden (B2G) ist XRechnung der sichere Standard. Im B2B ist ZUGFeRD oft praktischer, weil der Empfänger das PDF sofort lesen kann. Beide erfüllen die Norm EN 16931.
Kann ich ZUGFeRD an Behörden schicken?
Nicht immer. Für Rechnungen an den Bund ist XRechnung der Standard. Einige öffentliche Stellen akzeptieren ZUGFeRD-Profile, die die Vorgaben und die Leitweg-ID erfüllen. Im Zweifel ist XRechnung die sichere Wahl.
Erfüllen beide die E-Rechnungspflicht 2025?
Ja. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (in einem EN-16931-konformen Profil) gelten als strukturierte E-Rechnung und sind für die B2B-Pflicht zulässig. Ein reines PDF ohne eingebettete XML zählt nicht als E-Rechnung.
Wie öffne ich eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei?
Mit einem E-Rechnungs-Viewer. Laden Sie die XML oder das ZUGFeRD-PDF in unseren kostenlosen Viewer, und Sie sehen die Rechnung im Klartext samt Prüfung der Pflichtangaben – alles im Browser, ohne Upload.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Technisch kaum einer. Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und nutzt dasselbe hybride PDF-plus-XML-Prinzip nach EN 16931. Die Formate sind kompatibel, nur die Bezeichnung unterscheidet sich.