Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Vorteile und Nachteile nach § 19 UStG

Stand: September 2026. Die Regelung wurde durch das Jahressteuergesetz 2024 grundlegend neu gefasst; die hier beschriebenen Regeln gelten für Umsätze ab dem 1. Januar 2025.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht für Unternehmen mit geringem Umsatz. Wer sie anwendet, berechnet seinen Kunden keine Umsatzsteuer, führt keine ab und darf im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen.

Seit dem 1. Januar 2025 hat sich die Systematik geändert: Die Umsätze eines Kleinunternehmers sind nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG ausdrücklich steuerfrei. Früher entstand die Steuer und wurde nur nicht erhoben. Das klingt akademisch, hat aber praktische Folgen, etwa beim Vorsteuerabzug und bei den Erklärungspflichten.

Die Regelung ist ein Wahlrecht, keine Pflicht. Wer sie nicht will, kann darauf verzichten.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Zwei Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten werden. Beide stehen in § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG:

• Vorjahr: 25.000 € Gesamtumsatz dürfen nicht überschritten worden sein.
• Laufendes Jahr: 100.000 € Gesamtumsatz dürfen nicht überschritten werden.

Gegenüber der alten Rechtslage hat sich mehr geändert als nur die Zahlen:

Änderungen der Kleinunternehmerregelung durch das Jahressteuergesetz 2024, Stand: September 2026.

Überschreitet der Gesamtumsatz im Vorjahr die 25.000 €, gilt die Regelung im Folgejahr vom ersten Euro an nicht mehr, selbst wenn der Umsatz dann wieder darunter liegt. Ein Euro genügt.

Im Jahr der Gründung ist allein die Grenze von 25.000 € maßgebend, nicht die 100.000 €. Neu ist außerdem: Der Umsatz muss nicht mehr auf ein volles Jahr hochgerechnet werden. Wer im Oktober startet, hat die vollen 25.000 € zur Verfügung. Die frühere Umrechnungsvorschrift wurde ersatzlos gestrichen.

Gelten die Grenzen brutto oder netto?

Netto. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet (§ 19 Abs. 2 Satz 1 UStG), und Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG alles, was der Kunde aufwendet, abzüglich der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer.

Das war früher anders: Die alte Fassung sprach ausdrücklich vom Umsatz „zuzüglich der darauf entfallenden Steuer“. Genau dieser Zusatz ist ersatzlos entfallen. Deshalb war die alte Grenze von 22.000 € ein Bruttowert und die heutige von 25.000 € ist es nicht.

Nicht in den Gesamtumsatz einzurechnen sind Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (§ 19 Abs. 2 Satz 2 UStG). Wer also seinen Firmenwagen verkauft, treibt sich damit nicht über die Grenze.

Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite?

Hier liegt die schärfste Änderung. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Steuerbefreiung sofort, und zwar bereits für den Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird. Dieser Umsatz ist in voller Höhe steuerpflichtig, nicht nur mit dem übersteigenden Teil.

Beispiel: Ihr Gesamtumsatz 2025 betrug 22.000 €, also gilt 2026 die Kleinunternehmerregelung. Bis September 2026 haben Sie 80.000 € vereinnahmt. Im Oktober rechnen Sie einen Auftrag über 40.000 € ab und erhalten das Geld.

1. Mit dieser Zahlung überschreiten Sie die 100.000 €.
2. Der gesamte Umsatz von 40.000 € unterliegt der Regelbesteuerung, nicht nur die 20.000 € über der Grenze.
3. Ab diesem Zeitpunkt weisen Sie Umsatzsteuer aus, dürfen Vorsteuer abziehen und müssen Voranmeldungen abgeben.
4. Die vorher vereinnahmten 80.000 € bleiben steuerfrei. Es gibt keine rückwirkende Nachversteuerung des bisherigen Jahresumsatzes.

Das ist der große Unterschied zum alten Recht: Dort war die Prüfung eine Prognose, ein unerwartetes Überschreiten wirkte sich erst im Folgejahr aus. Heute zählt der tatsächliche Umsatz und die Wirkung tritt sofort ein.

Sobald Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen, rechnen Sie Netto, Brutto und Steuerbetrag mit dem Umsatzsteuer-Rechner von Mein MwSt-Rechner und erstellen die passende Rechnung direkt mit dem Rechnungsgenerator.

Vorteile und Nachteile im Überblick

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung, Stand: September 2026.

Die Faustregel: Wer überwiegend an Privatkunden verkauft und wenig einkauft, profitiert. Wer viel investiert oder überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen liefert, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. Wie der Vorsteuerabzug wirkt, erklärt der Ratgeber Vorsteuer.

Wie sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus?

Seit 2025 gibt es dafür eine eigene Vorschrift, § 34a UStDV. Sie verlangt weniger als eine normale Rechnung nach § 14 UStG:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
5. Das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
6. Bei Abrechnung durch den Kunden die Angabe „Gutschrift“

Zwei Erleichterungen fallen auf: Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht erforderlich, und für den Hinweis auf die Steuerbefreiung ist kein bestimmter Wortlaut vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung lässt ausdrücklich auch eine umgangssprachliche Formulierung genügen, solange die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet ist. Bewährt und eindeutig sind:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

„Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmer).“

Wichtig: Weisen Sie versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, obwohl Ihr Umsatz steuerfrei ist. Eine fertige Vorlage nutzen Sie unter Kleinunternehmer-Rechnung.

Kann ich freiwillig auf die Regelung verzichten?

Ja. Der Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG führt zur Regelbesteuerung: Sie weisen Umsatzsteuer aus und dürfen Vorsteuer abziehen. Drei Punkte sind entscheidend:

• Frist: Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres möglich. Für 2025 also bis zum 28. Februar 2027.
• Unwiderruflich: Die Erklärung ist von Anfang an unwiderruflich, anders als früher.
• Bindung: Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 Satz 3 UStG), gerechnet ab dem ersten Jahr, für das er gilt. Danach können Sie ihn zum Beginn eines Folgejahres widerrufen.

Einen bestimmten Vordruck gibt es nicht. Wer in einer Voranmeldung oder Jahreserklärung nach den allgemeinen Regeln abrechnet, erklärt damit grundsätzlich den Verzicht. Fünf Jahre Bindung sind allerdings eine lange Zeit, deshalb sollte diese Entscheidung durchgerechnet werden.

Welche Erklärungspflichten habe ich?

Deutlich weniger als früher. Nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG sind die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG auf Kleinunternehmer nicht anwendbar. Das heißt: weder Umsatzsteuervoranmeldung noch Umsatzsteuerjahreserklärung. Diese Befreiung gilt bereits ab dem Besteuerungszeitraum 2024.

Zwei Ausnahmen bleiben:

• Das Finanzamt kann Sie im Einzelfall zur Abgabe auffordern (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Wer Steuer nach § 13b UStG, aus innergemeinschaftlichem Erwerb oder nach § 25b Abs. 2 UStG schuldet, muss dafür Voranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben (§ 18 Abs. 4a UStG).

Die zweite Ausnahme trifft in der Praxis viele: Wer Werbung oder Software aus dem Ausland bezieht, schuldet die deutsche Umsatzsteuer selbst, darf sie mangels Vorsteuerabzug aber nicht abziehen. Details im Ratgeber Reverse-Charge-Verfahren. Von der Zusammenfassenden Meldung sind Kleinunternehmer dagegen befreit (§ 18a Abs. 4 UStG).

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Hier gilt eine klare Zweiteilung:

• Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Ein eigenes Postfach ist nicht nötig, eine normale E-Mail-Adresse genügt. Wer technisch nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.
• Ausstellen: keine Pflicht. Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also weiterhin auf Papier oder als PDF. Freiwillig eine echte E-Rechnung auszustellen ist erlaubt.

Was eine E-Rechnung technisch ist und wie Sie eine erhaltene Datei lesen, zeigt der E-Rechnungs-Viewer und der Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Kleinunternehmer oder Kleingewerbe?

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt, gehören aber in völlig verschiedene Rechtsgebiete:

Abgrenzung Kleinunternehmer und Kleingewerbe, Stand: September 2026.

Wichtig: § 1 Abs. 2 HGB nennt keine Umsatzgrenze, sondern stellt allein darauf ab, ob das Unternehmen einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Eine Zahlengrenze steht dagegen in § 141 Abs. 1 AO: Buchführungspflicht entsteht steuerlich erst ab mehr als 800.000 € Gesamtumsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr. Beides ist von der Kleinunternehmerregelung unabhängig, und man kann jeweils das eine ohne das andere sein.

Quellen

• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 19a UStG – Besonderes Meldeverfahren für Kleinunternehmer im EU-Ausland
• § 10 UStG – Bemessungsgrundlage
• § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren
• § 18a UStG – Zusammenfassende Meldung
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 1 HGB – Istkaufmann
• § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025 – Sonderregelung für Kleinunternehmer