E-Rechnung empfangen: Was seit 2025 Pflicht ist und wie es geht
Kurz & knapp
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. E-Rechnungen kommen als strukturierte Datei – XRechnung als XML oder ZUGFeRD als PDF mit XML – und müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer oder eine passende Software.
Müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter, die an Unternehmen abrechnen.
Die Empfangspflicht gilt unabhängig davon, ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen. Für das Ausstellen gelten längere Übergangsfristen.
Was brauche ich zum Empfangen?
Rechtlich genügt ein E-Mail-Postfach: Der Rechnungssteller schickt die E-Rechnung einfach als Anhang. Sie müssen also keine teure Software kaufen, um die Pflicht zu erfüllen.
Wichtig ist nur, dass Sie ein strukturiertes Format akzeptieren. Eine E-Rechnung ist entweder eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebetteter XML). Ein einfaches PDF ohne XML zählt nicht als E-Rechnung.
E-Rechnung lesen und prüfen
Eine XRechnung ist reiner Code und ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer öffnen Sie eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei im Browser und sehen die Rechnung im Klartext, inklusive Prüfung der Pflichtangaben. So kontrollieren Sie eine Rechnung, bevor Sie sie zahlen oder verbuchen.
E-Rechnungen richtig aufbewahren
Eine empfangene E-Rechnung müssen Sie unverändert im Originalformat aufbewahren – bei einer XRechnung also die XML, bei ZUGFeRD das PDF samt eingebetteter XML. Ein Ausdruck allein reicht nicht.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (zuvor zehn Jahre). Die Aufbewahrung muss den GoBD entsprechen. Dies ist keine Steuerberatung; im Zweifel hilft Ihr Steuerbüro.
Ausnahmen und Sonderfälle
Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Auch für Kleinbeträge bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Leistungen gibt es Ausnahmen beim Ausstellen. Empfangen können sollten Sie E-Rechnungen aber in jedem Fall.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Vom Ausstellen sind sie befreit, vom Empfangen nicht.
Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfangen?
Ja. Rechtlich genügt ein E-Mail-Postfach, an das die E-Rechnung als Anhang geschickt wird. Eine spezielle Software ist für den reinen Empfang nicht vorgeschrieben.
Wie lese ich eine empfangene E-Rechnung?
Eine XRechnung ist als XML kaum lesbar. Mit einem E-Rechnungs-Viewer öffnen Sie die Datei im Browser und sehen die Rechnung im Klartext. ZUGFeRD-PDFs zeigen zusätzlich ein sichtbares Layout.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. E-Rechnungen sind unverändert im Originalformat und GoBD-konform aufzubewahren; ein Ausdruck allein genügt nicht.
Zählt ein normales PDF als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Ein einfaches PDF ohne XML gilt nicht als E-Rechnung.