E-Rechnung-Pflicht: Diese Ausnahmen gelten 2026

Die E-Rechnungspflicht sorgt seit Anfang 2025 für viele Fragen. Die wichtigste Unterscheidung gleich vorweg: Empfangen müssen seit dem 01.01.2025 alle inländischen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen können – dafür gibt es keine Ausnahme. Beim Ausstellen dagegen greifen mehrere Ausnahmen und großzügige Übergangsfristen. Dieser Ratgeber erklärt präzise, wer wann noch eine Papier- oder PDF-Rechnung schreiben darf und worauf Sie trotz Ausnahme achten müssen.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland erfüllen das vor allem zwei Formate:

• XRechnung – ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Auftragswesen verbreitet ist.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, EN-16931-konforme Profile) – ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Der Mensch sieht ein gewohntes PDF, die Software liest die strukturierten Daten.

Ein klassisches PDF ohne eingebettetes XML oder eine eingescannte Papierrechnung gilt dagegen als „sonstige Rechnung“ – also gerade nicht als E-Rechnung. Genau diese Unterscheidung ist der Kern aller folgenden Ausnahmen: Wo keine E-Rechnungspflicht greift, bleibt die „sonstige Rechnung“ in Papier- oder PDF-Form weiterhin zulässig.

Die zeitlichen Übergangsfristen (die wichtigste Ausnahme)

Die praktisch relevanteste Erleichterung ist zeitlicher Natur. Auch wenn die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich Pflicht wird, gelten gestaffelte Übergangsregeln:

• Bis 31.12.2026: Alle Unternehmen dürfen für B2B-Umsätze weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis 31.12.2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich diese Erleichterung. Auch sie dürfen noch Papier oder PDF nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 01.01.2028: Die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen ist im B2B-Bereich vollständig verpflichtend.

Diese Fristen betreffen ausschließlich das Ausstellen. Empfangsbereit müssen Sie dagegen bereits seit dem 01.01.2025 sein – und zwar ohne Übergangsfrist. In der Praxis genügt dafür schon ein E-Mail-Postfach, über das Sie XRechnungs- oder ZUGFeRD-Dateien annehmen können; eine teure Spezialsoftware ist zum reinen Empfang nicht zwingend. Wichtig ist nur, dass Sie eingehende strukturierte Rechnungen lesen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können.

Beachten Sie außerdem: Die Zustimmung des Empfängers zur Papier- oder PDF-Rechnung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem er eine PDF-Rechnung kommentarlos akzeptiert und bezahlt. Verlangt der Empfänger jedoch ausdrücklich eine E-Rechnung, sollten Sie dieser Bitte nachkommen, sofern Sie technisch dazu in der Lage sind.

Ausnahme 1: B2C – Rechnungen an Privatkunden

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B, also für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausdrücklich ausgenommen. Wer überwiegend an Endverbraucher verkauft – etwa Handwerker mit Privatkundschaft, Einzelhandel oder Gastronomie – ist hier nicht betroffen und kann weiterhin frei wählen, ob er Papier, PDF oder freiwillig eine E-Rechnung ausstellt.

Wichtig: Sobald ein Geschäftskunde beteiligt ist, greift wieder die B2B-Logik mit den oben genannten Fristen. Entscheidend ist, ob der Empfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Mischfälle – etwa ein Freiberufler, der teils privat, teils geschäftlich einkauft – sollten Sie im Zweifel wie B2B behandeln, um auf der sicheren Seite zu sein.

Ausnahme 2: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto

Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen also weiterhin als Papier- oder PDF-Beleg ausgestellt werden – mit den vereinfachten Pflichtangaben.

Rechenbeispiel: Ein IT-Dienstleister stellt einem Geschäftskunden eine Rechnung über 200,00 € netto. Mit 19 % Umsatzsteuer ergibt sich:

• Netto: 200,00 €
• MwSt (19 %): 38,00 €
• Brutto: 238,00 €

Da der Bruttobetrag unter 250 € liegt, ist diese Rechnung eine Kleinbetragsrechnung und nicht E-Rechnungspflichtig. Bei 250,01 € brutto und mehr fällt sie wieder unter die normalen B2B-Regeln. Maßgeblich ist immer der Bruttobetrag, also der Betrag inklusive Umsatzsteuer – nicht der Nettobetrag. Den genauen Brutto- oder Nettobetrag prüfen Sie schnell mit unserem MwSt-Rechner, und die fertige Rechnung erstellen Sie mit unserem Rechnungsgenerator.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Die 250-€-Grenze ist eine reine Betragsgrenze. Sie dürfen eine Leistung nicht künstlich in mehrere Kleinbetragsrechnungen aufteilen, um die E-Rechnungspflicht zu umgehen – das Finanzamt würde dies als Gestaltungsmissbrauch werten.

Ausnahme 3: Bestimmte steuerfreie Leistungen nach §4 UStG

Leistungen, die nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sind ebenfalls von der Ausstellungspflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Dazu zählen unter anderem:

• bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen,
• die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken,
• ärztliche und heilberufliche Leistungen,
• Leistungen von Bildungseinrichtungen.

Für diese Umsätze besteht bereits dem Grunde nach keine Rechnungsausstellungspflicht; entsprechend müssen sie auch nicht als E-Rechnung erstellt werden. Stellen Sie dennoch freiwillig eine Rechnung aus, ist das Format frei wählbar.

Achtung bei der Abgrenzung: Steuerfreie Lieferungen nach §4 Nr. 1 UStG (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen) sind nicht Teil dieser Ausnahme – hier kann die E-Rechnungspflicht durchaus greifen, sofern beide Parteien im Inland ansässig sind und ein B2B-Umsatz vorliegt.

Ausnahme 4: Auslandsfälle

Die E-Rechnungspflicht setzt voraus, dass beide Parteien im Inland ansässig sind. Damit sind Rechnungen an ausländische Empfänger – egal ob innerhalb der EU oder in Drittländern – von der inländischen E-Rechnungspflicht ausgenommen. Hier gelten gegebenenfalls die jeweiligen Regeln des Empfängerlandes oder gesonderte EU-Vorgaben.

Maßgeblich ist die Ansässigkeit im Inland, nicht allein eine deutsche USt-IdNr. Ein im Ausland ansässiges Unternehmen mit deutscher Registrierung löst die Pflicht in der Regel nicht aus. Beachten Sie jedoch, dass auf EU-Ebene mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) weitere Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung im grenzüberschreitenden Handel geplant sind. Wer regelmäßig ins EU-Ausland fakturiert, sollte die Entwicklung im Blick behalten.

Sonderfall Kleinunternehmer nach §19 UStG

Kleinunternehmer nehmen eine Zwischenstellung ein. Die Schwellen seit 2025: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 € nicht überschritten haben und der laufende Jahresumsatz 100.000 € nicht übersteigen.

• Empfangen: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können – hier gibt es keine Ausnahme.
• Ausstellen: Für ihre eigenen, nach §19 UStG steuerfreien Umsätze sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur E-Rechnungsausstellung befreit. Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF nutzen, können aber freiwillig E-Rechnungen erstellen.

Denken Sie an den Pflichthinweis auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, haben sie auch keinen Vorsteuerabzug – das gilt unabhängig vom Rechnungsformat.

Was trotz Ausnahme gilt: Aufbewahrung und Pflichtangaben

Unabhängig vom Format bleiben die §14-UStG-Pflichtangaben bestehen: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung/Leistung), nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt sowie der anzuwendende Steuersatz und Steuerbetrag bzw. ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen nach §33 UStDV die vereinfachten Angaben.

Auch die GoBD-Vorgaben gelten weiter: Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden, die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre (zuvor zehn Jahre). Empfangene E-Rechnungen sind dabei im strukturierten Originalformat aufzubewahren – ein bloßer Ausdruck genügt nicht, weil dabei die maschinenlesbaren Daten verloren gehen.

Kurz-Check: Müssen Sie eine E-Rechnung ausstellen?

• Verkaufen Sie an Privatkunden (B2C)? → keine Pflicht.
• Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €? → keine Pflicht (§33 UStDV).
• Ist die Leistung nach §4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei? → keine Pflicht.
• Sitzt der Empfänger im Ausland? → keine inländische Pflicht.
• Sind Sie Kleinunternehmer (§19) und stellen für eigene steuerfreie Umsätze aus? → keine Pflicht (Empfang dennoch erforderlich).
• Sonst: B2B im Inland → Übergangsfrist bis 2026/2027 prüfen, ab 2028 verpflichtend.

Liegt keiner dieser Fälle vor, sollten Sie sich rechtzeitig auf XRechnung oder ZUGFeRD vorbereiten. Auch wer aktuell unter eine Ausnahme fällt, profitiert davon, frühzeitig empfangsfähig zu sein und die eigenen Prozesse zu testen. Bis zur Umstellung erstellen Sie §14-konforme Rechnungen schnell und kostenlos mit unserem Rechnungsgenerator.