Wann verjährt eine Rechnung? Fristen, Beispiele und was Sie noch tun können

Stand: September 2026. Dieser Ratgeber behandelt die zivilrechtliche Verjährung von Zahlungsansprüchen aus Rechnungen, nicht die steuerliche Festsetzungsverjährung.

Wie lange ist die Verjährungsfrist für Rechnungen?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Das regelt § 195 BGB und gilt für die allermeisten Zahlungsansprüche aus Rechnungen: Werkleistungen, Dienstleistungen, Warenlieferungen, Honorare.

Verjährung bedeutet dabei nicht, dass die Forderung erlischt. Sie bleibt bestehen, der Schuldner darf die Zahlung nach Ablauf der Frist aber dauerhaft verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB). Praktisch ist die Rechnung damit nicht mehr durchsetzbar.

Längere Fristen sind die Ausnahme. Die wichtigste: Ein rechtskräftig festgestellter Anspruch, etwa aus einem Urteil oder einem Vollstreckungsbescheid, verjährt erst in 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Wann beginnt die Verjährung einer Rechnung?

Die Frist beginnt nicht am Tag der Leistung und auch nicht am Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis hatte (§ 199 Abs. 1 BGB).

Diese Jahresende-Regel ist der entscheidende Punkt: Alle Forderungen eines Kalenderjahres verjähren gemeinsam am 31. Dezember, drei Jahre später.

Verjährungsfristen für Forderungen aus Rechnungen, Stand: September 2026.

Beispiel: Sie erbringen im März 2023 eine Leistung und stellen im Mai 2023 die Rechnung. Der Kunde zahlt nicht. Die Verjährung beginnt am 31.12.2023 und endet mit Ablauf des 31.12.2026. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen Sie handeln, danach kann sich der Kunde auf Verjährung berufen.

Deshalb ist der Jahreswechsel für Selbstständige der eigentliche Stichtag, nicht das Rechnungsdatum.

Verjährt auch eine Rechnung, die nie gestellt wurde?

Ja. Der Zahlungsanspruch entsteht mit der erbrachten Leistung und dem zugrunde liegenden Vertrag, nicht erst mit dem Schreiben der Rechnung. Wer spät oder gar nicht abrechnet, verlängert die Verjährungsfrist damit nicht.

Das ist einer der teuersten Irrtümer für Freiberufler und Selbstständige: Eine im Jahr 2023 erbrachte Leistung, die erst 2027 in Rechnung gestellt wird, ist regelmäßig bereits verjährt, weil die Frist am 31.12.2023 zu laufen begann.

Es gibt aber gesetzlich geregelte Ausnahmen, in denen die Fälligkeit ausdrücklich von der Rechnung abhängt. Dann beginnt die Verjährung erst mit der Rechnungserteilung:

• Bauvertrag: Fälligkeit erst nach Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB)
• Architekten und Ingenieure: § 15 HOAI verweist auf § 650g Abs. 4 BGB
• Ärztliche Privatliquidation: Fälligkeit erst mit einer der Gebührenordnung entsprechenden Rechnung (§ 12 Abs. 1 GOÄ)
• Strom in der Grundversorgung: Fälligkeit erst mit der Abrechnung (§ 17 Abs. 1 Satz 1 StromGVV)

Außerhalb dieser Sonderfälle gilt der Grundsatz: Bei Dienstverträgen ist die Vergütung nach der Leistung fällig (§ 614 BGB), bei Werkverträgen mit der Abnahme (§ 641 Abs. 1 BGB). Späteres Abrechnen verschiebt den Fristbeginn dort nicht.

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Was hemmt oder unterbricht die Verjährung?

Eine einfache Mahnung stoppt die Verjährung nicht. Auch die dritte Mahnung, ein Einschreiben oder ein Inkassoschreiben ändern an der Frist nichts. Das BGB kennt dafür nur zwei Mechanismen:

Hemmung bedeutet, dass die Zeit der Hemmung nicht in die Frist eingerechnet wird. Die Uhr pausiert und läuft danach weiter. Wichtige Fälle:

• Verhandlungen zwischen Gläubiger und Schuldner über den Anspruch (§ 203 BGB)
• Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB)
• Erhebung einer Klage auf Leistung (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB)

Neubeginn bedeutet, dass die volle Dreijahresfrist von vorn zu laufen beginnt. Das passiert vor allem, wenn der Schuldner den Anspruch anerkennt, insbesondere durch eine Abschlagszahlung, eine Zinszahlung oder eine Sicherheitsleistung (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Wirkung von Maßnahmen auf die Verjährungsfrist, Stand: September 2026.

Eine Teilzahlung ist für Gläubiger deshalb doppelt gute Nachricht: Sie bringt Geld und setzt die Dreijahresfrist neu in Gang.

Welche Fristen gelten für Handwerker-, Arzt-, Telefon- und Stromrechnungen?

Für all diese Rechnungen gilt dieselbe regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB mit dem Fristbeginn zum Jahresende nach § 199 Abs. 1 BGB. Eine eigene, kürzere Frist für einzelne Branchen gibt es im heutigen BGB nicht mehr.

Verjährungsfristen nach Rechnungsart, Stand: September 2026.

Der Unterschied liegt also nie in der Länge der Frist, sondern darin, wann sie beginnt und ob über die Forderung bereits ein Titel existiert. Bei der ärztlichen Privatliquidation (§ 12 Abs. 1 GOÄ) und bei der Stromgrundversorgung (§ 17 Abs. 1 Satz 1 StromGVV) startet die Uhr erst mit der Abrechnung. Der Bundesgerichtshof hat für die Stromabrechnung ausdrücklich entschieden, dass eine verspätete Abrechnung den Verjährungsbeginn nicht vorverlegt.

Was passiert nach der Verjährung?

Nach Ablauf der Frist bleibt die Forderung bestehen, sie wird nur nicht mehr durchsetzbar. Entscheidend ist: Die Verjährung wirkt nicht automatisch. Der Schuldner muss sich aktiv darauf berufen, juristisch die sogenannte Einrede der Verjährung erheben (§ 214 Abs. 1 BGB).

Daraus folgen zwei praktische Konsequenzen:

• Sie dürfen eine verjährte Rechnung weiterhin anschreiben und einfordern. Zahlt der Kunde freiwillig, ist das rechtlich einwandfrei.
• Zahlt er, kann er das Geld nicht zurückverlangen, selbst wenn er von der Verjährung nichts wusste (§ 214 Abs. 2 BGB).

Erhebt der Schuldner die Einrede dagegen im Prozess, verlieren Sie den Rechtsstreit und tragen die Kosten. Ein gerichtliches Vorgehen nach Fristablauf ist deshalb praktisch aussichtslos.

Wie vermeide ich die Verjährung als Selbstständiger?

Drei Gewohnheiten reichen aus:

1. Zeitnah abrechnen. Stellen Sie die Rechnung unmittelbar nach der Leistung, nicht Monate später. Vorlagen dafür finden Sie unter Rechnungsvorlagen.
2. Offene Posten zum Jahresende prüfen. Gehen Sie jeden November Ihre unbezahlten Rechnungen durch und sortieren Sie alles aus dem Jahr, das in drei Jahren ausläuft.
3. Rechtzeitig einen Mahnbescheid beantragen. Der gerichtliche Mahnbescheid hemmt die Verjährung, ist deutlich günstiger als eine Klage und wird online über das Mahngericht beantragt.

Wichtig für die dritte Regel: Der Mahnbescheid muss dem Schuldner zugestellt werden. Beantragen Sie ihn erst am 30. Dezember, wird das knapp. Planen Sie mehrere Wochen Vorlauf ein.

Verjährung und Aufbewahrungspflicht sind zwei verschiedene Dinge

Diese beiden Fristen werden häufig verwechselt, haben aber nichts miteinander zu tun:

• Die Verjährung betrifft den zivilrechtlichen Zahlungsanspruch gegenüber Ihrem Kunden: drei Jahre nach § 195 BGB.
• Die Aufbewahrungspflicht betrifft Ihre Pflicht gegenüber dem Finanzamt, Rechnungen aufzubewahren: acht Jahre für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO und § 14b Abs. 1 UStG, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz verkürzt von zuvor zehn Jahren. Auch diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Wichtig: Verkürzt wurden nur die Buchungsbelege. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Eine Rechnung kann also längst verjährt sein, während Sie sie steuerlich noch aufbewahren müssen. Für elektronische Rechnungen gilt dieselbe Frist; sie müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Wie Sie eine E-Rechnung lesen und prüfen, zeigt der E-Rechnungs-Viewer.

Quellen

• § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
• § 197 BGB – Dreißigjährige Verjährungsfrist
• § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist
• § 203 BGB – Hemmung der Verjährung bei Verhandlungen
• § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung
• § 212 BGB – Neubeginn der Verjährung
• § 214 BGB – Wirkung der Verjährung
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 641 BGB – Fälligkeit der Vergütung beim Werkvertrag
• § 650g BGB – Prüffähige Schlussrechnung beim Bauvertrag
• § 12 GOÄ – Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung
• § 17 StromGVV – Zahlung, Verzug